Довідка від нерезидента відповідно до статті 103 Податкового кодексу України: форма, легалізація, переклад

Головне управління ДПС у Київській області, опубліковано 20 червня 2025 о 14:37 Розділ: Новини

Порядок застосування міжнародного договору України про уникнення подвійного оподаткування стосовно повного або часткового звільнення від оподаткування доходів нерезидентів із джерелом їх походження з України передбачено статтею 103 ПКУ.

Згідно з пунктом 103.4 статті 103 ПКУ підставою для звільнення (зменшення) від оподаткування доходів із джерелом їх походження з України є подання нерезидентом з урахуванням особливостей, передбачених пунктами 103.5 і 103.6 цієї статті, особі (податковому агенту), яка виплачує йому доходи, довідки (або її нотаріально засвідченої копії), яка підтверджує, що нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України, а також інших документів, якщо це передбачено міжнародним договором України.

Відповідно до пункту 103.5 статті 103 ПКУ довідка видається компетентним (уповноваженим) органом відповідної країни, визначеним міжнародним договором України, за формою, затвердженою згідно із законодавством відповідної країни, і повинна бути належним чином легалізована, перекладена відповідно до законодавства України.

Довідка про податковий статус нерезидента видається компетентним (уповноваженим) органом країни нерезидента. У контексті статті 103 ПКУ, компетентний орган визначається відповідно до положень міжнародних договорів, укладених Україною з іншими країнами. Тобто, такими компетентними (уповноваженими) органами є Міністерство фінансів/податкова служба відповідної договірної держави або уповноважений представник цих державних органів.

Важливо відзначити, що форма довідки про податковий статус нерезидента не має універсального вигляду, в кожному випадку ця форма затверджується органом відповідної іноземної країни згідно з її законодавством. Тобто, не існує стандартизованої форми для видачі довідки про податковий статус нерезидента, проте, кожна така довідка (сертифікат, тощо) зазвичай містить наступні елементи:

- Назву платника податку.

- Податковий рік, за який видана довідка (сертифікат, тощо).

- Дату видачі документа.

- Підпис уповноваженої особи, яка уповноважена видавати довідку (сертифікат, тощо).

- Повідомлення про те, що вказані платники податку є резидентами у змісті відповідного договору про уникнення подвійного оподаткування.

Звертаємо увагу, що ПКУ не передбачена можливість використання довідки, яка підтверджує податковий статус нерезидента, наданої у електронному вигляді з метою застосування переваг міжнародного договору у частині звільнення від оподаткування або застосування пониженої ставки податку.

Для визнання довідки дійсною на території України, вона повинна пройти процедуру легалізації.

Легалізація іноземних документів - це процедура, яка забезпечує визнання законності та автентичності офіційних документів, виданих в іншій країні, на території держави, де вони мають бути використані. Ця процедура регулюється міжнародними та внутрішніми правовими нормами країн. Спосіб легалізації довідки залежить від країни, резидентом якої є особа, що отримує доходи, а саме: консульської легалізації, проставляння апостилю, або без будь-якого підтвердження (тобто без консульської легалізації та без апостилю).

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженою наказом Міністерства закордонних справ України № 113 від 04.06.2002 (далі – Інструкція).

Так, консульська   легалізація   офіційних  документів, відповідно до Інструкції, це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах,  а також  дійсності  відбитків штампів,  печаток, якими скріплено документ.

Консульська легалізація полягає у підтвердженні відповідності документів законодавству держави їхнього походження та є засвідченням достовірності підпису посадової особи, її статусу та печаткою уповноваженого державного органу на документах та актах для їх подальшого використання на території іншої держави. Консульська легалізація документів може бути проведена або на території держави, яка видає цей документ, або на території держави, де використовується цей документ.

22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (далі – Гаазька конвенція).

Офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав - учасниць Гаазької конвенції, мають бути засвідчені спеціальним штампом «Apostille» (далі - апостиль), проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ та не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).

Країнами-учасницями Гаазької конвенції є більшість держав світу, включаючи країни Європейського Союзу, Сполучені Штати Америки, Австралію, Японію, Індію та багато інших, які визнають процедуру апостилювання для легалізації документів між собою.

У Гаазькій конвенції закріплюється єдиний зразок апостиля, що має стандартизований формат і містить необхідні реквізити для підтвердження автентичності офіційних документів, виданих у країнах-учасницях Гаазької конвенції.

Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).

Відповідно до частини другої статті 3 Гаазької конвенції дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами – учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру, або звільняють сам документ від легалізації.

До 29.12.2023 року Україна була учасницею Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах від 22 січня 1993 року (далі - Конвенція 1993 року). Відповідно до висновку Міністерства юстиції України документи податкових установ іноземних держав, які є учасниками договорів про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, на територіях Договірних Сторін повинні були прийматися без будь-якого додаткового засвідчення.

За інформацією Міністерства закордонних справ України дію Конвенції 1993 року та Протоколу до неї для України припинено з 29.12.2023 (лист Міністерства закордонних справ України від 06.01.2023 № 72/14-612-2008)

Таким чином, з дати припинення дії Конвенції 1993 року у відносинах з російською федерацією та республікою білорусь до документів, виданих на території цих країн, при їх пред’явленні на території України застосовуватиметься вимога засвідчення апостилем згідно з Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року, яка залишається чинною у відносинах України з російською федерацією і республікою білорусь.

У відносинах з Азербайджанською Республікою, Республікою Вірменія,  Республікою Казахстан, Киргизькою Республікою, Республікою Таджикистан, Туркменістаном Конвенція 1993 року діяла до дати виходу України, тобто до 29.12.2023 року.

У відносинах з Республікою Молдова, Республікою Узбекистан та Республікою Грузія діють двосторонні міжнародні договори, на підставі яких іноземні офіційні документи можуть прийматися в Україні без додаткового засвідчення.

Відповідно до роз’яснення щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації іноземних офіційних документів (лист Мін’юсту від 12.02.2021 № 1326/12.1.1/26-21), наявність відповідних положень не можна тлумачити як такі, що автоматично передбачають прийняття компетентними органами України без будь-якого додаткового засвідчення усіх офіційних документів, складених органами іноземних держав, які є сторонами таких договорів.

Звільнення офіційних документів від вимоги легалізації чи іншого додаткового посвідчення (апостиля) на підставі відповідних положень міжнародних договорів України не скасовує вимоги щодо надання засвідченого перекладу документа на офіційну мову держави, на території якої документ пред’являється чи буде використовуватися.

Отже, довідки про статус податкового резидента, які подаються податковим органам, повинні відповідати вимогам офіційних документів та бути перекладеними на державну мову. Переклад повинен бути засвідчений нотаріусом. Якщо нотаріус не володіє відповідною мовою, переклад може здійснюватися перекладачем, а підпис перекладача підтверджується нотаріусом (стаття 79 Закону України від «Про нотаріат»)

Проте, переклад нотаріально засвідченої копії довідки, яка підтверджує, що нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України, не має такої ж юридичної сили, як оригінал. Автентичність копії довідки (достовірність, відповідність її оригіналові) має бути засвідчено.

Щодо строку дії довідки, то в законодавстві України визначено, що особа, яка виплачує доходи нерезидентові у звітному (податковому) році, у разі подання нерезидентом довідки з інформацією за попередній звітний податковий період (рік) може застосувати правила міжнародного договору України, зокрема щодо звільнення (зменшення) від оподаткування, у звітному (податковому) році з отриманням довідки після закінчення звітного (податкового) року (пункт 103.8 статті 103 ПКУ)

Довідка повинна бути в наявності у податкового агента на момент виплати доходу, оскільки саме вона є однією з підстав для звільнення від оподаткування доходів нерезидента в момент їх виплати. 

Особа, яка виплачує доходи нерезидентові у звітному (податковому) році, у разі надання нерезидентом довідки з інформацією за попередній звітний податковий період (рік) може застосувати правила міжнародного договору України, зокрема щодо звільнення (зменшення) від оподаткування, у звітному (податковому) році з отриманням довідки після закінчення звітного (податкового) року. Таким чином, довідка дійсна в межах календарного року, в якому вона видана.

У разі неподання нерезидентом довідки доходи нерезидента із джерелом їх походження з України підлягають оподаткуванню відповідно до законодавства України  з питань оподаткування (пункт 103.10 статті 103 ПКУ).