Якщо документи, на підставі яких сформовано податкову звітність, втрачено чи пошкоджено

Головне управління ДПС у Київській області повідомляє, що відповідно до п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України (далі-ПКУ) для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами.

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, на підставі яких сформовано  податкову звітність, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

У разі ліквідації платника документи, за період діяльності не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків,  передаються до архіву.

У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, платник  зобов’язаний у 5-денний строк письмово повідомити (із наданням документів, підтверджуючих настання події, що призвела до втрати, пошкодження, дострокового знищення) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України .

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі надання платником  у порядку та строки, визначені абз.1 п. 44.5 ст. 44 ПКУ, повідомлення про неможливості проведення перевірки у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням документів, строки проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених п. 44.5 ст. 44 ПКУ строків, але на строк не більше ніж 120 днів .

У разі не відновлення документів, або їх повторної втрати, пошкодження чи знищення, що відбулися після використання платником права на їх відновлення вважається, що такі документи були відсутні у платника на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства.

Відповідно до п. 44.6 ст. 44 ПКУ у разі якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені в п. 86.7 ст. 86 ПКУ, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені платником у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у  платника на час складення  звітності.     Якщо після закінчення перевірки та до прийняття рішення контролюючим органом за результатами такої перевірки платник надає в порядку п. 86.7 ст. 86 ПКУ документи, що підтверджують показники, відображені ним у податковій звітності, не надані під час перевірки, такі документи повинні бути враховані контролюючим органом під час розгляду питання про прийняття рішення.

У разі незгоди платника або його представників з висновками перевірки чи фактами і даними, викладеними в акті (довідці) перевірки (крім документальної позапланової перевірки, проведеної у порядку, встановленому п.п. 78.1.5 п. 78.1 ст. 78 ПКУ), вони мають право подати заперечення та додаткові документи і пояснення, зокрема, але не виключно, документи, що підтверджують відсутність вини, наявність пом’якшуючих обставин або обставин, що звільняють від фінансової відповідальності відповідно до ПКУ, до контролюючого органу, який проводив перевірку платника податків, протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання акта (довідки).