Програмні РРО: актуальні питання-відповіді

Все наполегливіше в наше життя входять програмні та цифрові технології. Осторонь від цього прогресу не залишилося і застосування РРО в підприємницькій діяльності.

Так, згідно з Законом України від 06.07.1995 року №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» із змінами та доповненнями, суб’єкт господарювання самостійно, виходячи з власних потреб, обирає вид РРО (програмний та/або апаратний), засобами якого здійснюється реєстрація розрахункових операцій.

Програмні РРО дозволяють зменшити витрати на придбання та обслуговування РРО, в порівнянні запаратними РРО, швидко зареєструвати РРО при відкритті нової торгової точки, інтернет-магазину тощо, забезпечити покупців зручним доступом до e-чеків.

В зв’язку з вищевикладеним, Бориспільська ДПІ ГУ ДПС систематизувала актуальні питання застосування ПРРО і підготувала відповіді.

Питання. Яке обладнання може використовуватися при застосуванні ПРРО?

Програмний РРО можна встановити на смартфон, планшет, комп’ютер чи будь-який інший гаджет, який має операційну систему та підключення до Інтернет.

Питання. Як можна отримати е-чек через ПРРО?

• в електронній формі, на email або в месенджер;
• та/або в паперовій формі;
• відображенням QR-коду на дисплеї гаджету, де встановлений ПРРО, даний код дозволяє зчитати е-чек.

Питання. Як підтверджується факт передачі даних від ПРРО до фіскального сервера?

• з фіскального сервера надходять відповідні квитанції щодо отримання реєстраційної заяви, повідомлень про виявлення несправності ПРРО, відкриття зміни;
• розрахунковому документу та фіскальному звіту присвоюються фіскальні номера сервером ДПС.

Питання. Чи потрібно скасовувати апаратний РРО та реєструвати програмний?

Організація самостійно обирає вид РРО (програмний та/або апаратний). Якщо приймається рішення використовувати лише програмний РРО замість апаратного, реєстрацію апаратного РРО потрібно скасувати.

Питання. Як зареєструвати касира для програмного РРО?

Подати Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа(для повідомлень щодо сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО) (форма J/F 1391801).

Питання. Як пов’язуються між собою ПРРО, господарські одиниці та касири?

ПРРО реєструється на окрему господарську одиницю, реквізити якої зазначаються у розрахунковому документі (чеку).

Касир, який працює з ПРРО, засвідчує (підписує КЕП) повідомлення про відкриття зміни / розрахунковий документ / z-звіт. При чому підписує електронним підписом касира або електронною печаткою підприємства, на якого зареєстровано ПРРО.

Питання. Яким чином отримати електронні підписи для роботи з ПРРО?

Для отримання кваліфікованого сертифіката касира чи номерної печатки необхідно звернутися до центру сертифікації зі стандартним пакетом документів для отримання КЕП. Процедура генерації заявок на сертифікат для роботи з ПРРО наразі нічим не відрізняється від звичайної генерації заявок для підприємства.

Тобто, КЕП електронної печатки для ПРРО — це по суті звичайна печатка організації з номером, а КЕП уповноваженої особи (касира) — це звичайний сертифікат ФОП, керівника, співробітника чи бухгалтера.

Питання. Що таке «офлайн-режим» в ПРРО?

На період відсутності зв’язку між програмним РРО та фіскальним сервером ДПС друк е-чеків проводиться в режимі офлайн. Робота в офлайн-режимі не може тривати більше 36 годин підряд та не більше 168 годинпротягом місяця. У такому випадку фіскальні номери е-чеку присвоюють з діапазону фіскальних номерів.

Питання. Як рахується час перебування в офлайн режимі?

Час, протягом якого ПРРО перебуває в режимі офлайн, підраховується шляхом сумування періодів від дати та часу повідомлення про початок режиму до дати і часу повідомлення про завершення і навпаки, якщо між ними не реєструвались чеки фіскальним сервером.

Питання. Як контролюється перехід з режиму офлайн в онлайн?

ПРРО автоматично переводиться із режиму офлайн в режим онлайн-обміну з фіскальним сервером, у момент відновлення зв’язку між ними.

Питання. Як можна перевірити чек, виданий ПРРО, в режимі офлайн?

У чеку буде наявна позначка про проведення розрахункової операції в режимі офлайн.

Питання. Чи накладається електронна мітка часу на розрахункові документи, що створюються ПРРО в режимі офлайн?

Коли відсутній зв’язок між ПРРО та фіскальним сервером, але є інтернет електронна позначка часу накладається на електронний чек відповідним АЦСК, який видав КЕП

Питання. Які штрафні санкції застосовуються за порушення використання або невикористання РРО?

З01 серпня 2020 року – штраф у розмірі 10% (за перше порушення)і 50% (за кожне наступне порушення) вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг). З01 січня 2021 року розмір штрафу становитиме100%і150% вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг) за перше й наступне порушення відповідно.

Питання. Чи потрібно вести КОРО при використанні ПРРО?

Використання книги обліку розрахункових операцій (далі – КОРО) передбачено лише для класичних РРО, на період відсутності електроенергії або виходу касового апарату з ладу. У випадку використання ПРРО, на період відсутності зв’язку між програмним РРО та фіскальним сервером ДПС, проведення розрахункових операцій здійснюється в режимі офлайн. На період виходу з ладу програмного РРО проведення розрахункових операційне здійснюється до моменту усунення несправностей. Тому КОРО не використовується для ПРРО.

Питання. Чи потрібен принтер чеків при використанні програмного РРО

Наказ МФУ №317 від 23.06.2020 р. не передбачає обов’язкового друку чека, відповідно електронний фіскальний чек може бути як у паперовій, електронній формі, так і у вигляді QR-коду. Окрім того, електронний фіскальний чек може бути також надісланий на електронну пошту покупця. Звичайно, якщо продавець придбає невеликий принтер для друку, чек можна буде надрукувати.

Питання. Чи потрібно роздруковувати та зберігати Z-звіти?

Фіскальний звітний чек (Z-звіт) створюється ПРРО щоденно. Z-звіт підлягає реєстрації на фіскальному сервері ДПС. Після передачі до фіскального сервера Z-звіту й отримання відповідного підтвердження від фіскального сервера, його зберігання відбувається в зручний для суб’єкта господарювання спосіб. Z-звіти потрібно зберігати в електронній формі або роздрукованими не менш як 1095 днів.

У випадку збереження Z-звітів в електронній формі установа/підприємство зобов’язана(е) визначити та затвердити внутрішнім документом місце, спосіб та формат їх зберігання, який має забезпечувати візуальний перегляд щоденних Z-звітів представниками ДПС, а також відповідальну за зберігання цих чеків особу.

Питання. Чи можна підключити портативний принтер чеків до ПРРО?

Так, портативний принтер чеків підключається як звичайний принтер, гарно зарекомендували себе наступні моделі.

Питання. Чи можна підключити сканер штрихкодів до ПРРО?

Так, провідний сканер можна підключити як клавіатуру через порт USB, безпровідний – через Bluetooth. Для того щоб уникнути пошкодження USB – порту на мобільних телефонах чи планшетах, рекомендуємо використовувати безпровідні сканера. 

Бориспільська ДПІ ГУ ДПС у Київській області