Документальне оформлення втрати гуманітарної допомоги: що має знати неприбуткова організація

У разі псування або знищення гуманітарної допомоги внаслідок збройної агресії російської федерації неприбуткові організації повинні підтвердити такі втрати належними первинними документами, результатами інвентаризації та, за потреби, сертифікатом про форс-мажорні обставини. Саме ці документи є підставою для правильного відображення операцій у бухгалтерському та податковому обліку.

Які вимоги встановлює законодавство
Головне управління ДПС у Київській області наголошує, що для цілей оподаткування п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України (ПКУ) прямо вимагає, щоб усі показники податкової звітності ґрунтувалися на первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку та інших підтверджувальних матеріалах. Формування звітності без документів забороняється.
Водночас саме поняття первинного документа визначене у ст. 1 та ст. 9 Закону № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» – це документ, що містить відомості про господарську операцію та має встановлені обов’язкові реквізити. Лише такі документи можуть бути підставою для списання активів або відображення збитків.
Оскільки гуманітарна допомога є особливим видом майна, порядок роботи з нею регламентується також Законом України «Про гуманітарну допомогу» № 1192-XIV. Контроль за отриманням, рухом і використанням гуманітарної допомоги належить до компетенції спеціально уповноважених органів, зокрема Міністерства соціальної політики, сім’ї та єдності України, яке визначає вимоги до документів щодо її обліку.
Документи для підтвердження втрати гуманітарної допомоги
Для достовірного відображення втрат гуманітарної допомоги організація повинна підготувати пакет документів, що включає:

1. акт інвентаризації — обов’язковий відповідно до ст. 10 Закону № 996 та Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань № 879. Інвентаризація проводиться у випадках крадіжки, псування, пожежі, техногенних аварій чи інших надзвичайних подій;
2. первинні документи про пошкодження або знищення майна — акти фіксації втрат, фото- чи відеофіксація, довідки органів ДСНС, документи про виконання аварійних чи відновлювальних робіт;
3. документи компетентних органів про наслідки агресії — відповідно до Порядків, затверджених постановами КМУ № 326 та № 473 (визначення шкоди, ліквідація наслідків руйнувань);
4. сертифікат Торгово-промислової палати про форс-мажорні обставини — засвідчує неможливість виконання зобов’язань внаслідок надзвичайної події. Видається ТПП згідно з ст. 14¹ Закону № 671/97-ВР;
5. рішення керівника організації про списання майна — оформлене за правилами бухгалтерського обліку та відповідно до виявлених інвентаризацією розбіжностей.

Хто визначає остаточний перелік документів

Оскільки гуманітарна допомога є спеціальним видом майна, остаточний перелік документів, що підтверджують її втрату або знищення, формується на рівні двох органів:

- Міністерства соціальної політики, сім’ї та єдності України — як органу, відповідального за державну політику у сфері гуманітарної допомоги;

- Міністерства фінансів України — як органу, що забезпечує методологію бухгалтерського обліку та визначає правила списання активів.

Саме ці установи надають офіційні роз’яснення щодо документального оформлення втрат, зокрема лист Мінфіну від 10.10.2022 № 41010-06-62/23254, який деталізує порядок інвентаризації та відображення збитків унаслідок воєнної агресії.
Детальніше про це читайте у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі ДПС (ЗІР) за посиланням: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43461